TRAINING HANDLING CUSTOMER COMPLAINT

1. Pengertian dan Deskripsi Training Handling Customer Complaint

Training Handling Customer Complaint adalah program pelatihan yang dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap profesional dalam menghadapi serta menyelesaikan keluhan pelanggan secara efektif. Pelatihan ini berfokus pada cara memahami kebutuhan dan emosi pelanggan, menganalisis penyebab keluhan, serta memberikan solusi yang tepat tanpa menimbulkan konflik. Melalui training ini, peserta akan dilatih untuk berkomunikasi dengan empati, menjaga citra positif perusahaan, dan membangun kepercayaan pelanggan. Selain itu, pelatihan ini juga membantu meningkatkan kemampuan peserta dalam mengelola stres, menjaga kesabaran, serta menggunakan teknik komunikasi asertif agar setiap keluhan dapat ditangani dengan cepat, tepat, dan memuaskan. Dengan demikian, *Handling Customer Complaint Training* menjadi bagian penting dalam menciptakan pelayanan prima dan loyalitas pelanggan jangka panjang.

2. Tujuan dan Manfaat Mengikuti Training Handling Customer Complaint

1. Meningkatkan kemampuan komunikasi efektif dalam menghadapi pelanggan yang sedang mengajukan keluhan agar pesan tersampaikan dengan jelas dan empatik.
2. Membentuk sikap profesional dan sabar saat menangani situasi sulit, sehingga dapat menjaga citra positif perusahaan.
3. Mengembangkan kemampuan analisis masalah untuk menemukan akar penyebab keluhan dan memberikan solusi yang tepat serta berkelanjutan.
4. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pelayanan yang responsif, ramah, dan berorientasi pada solusi.
5. Mencegah terulangnya keluhan serupa dengan menerapkan langkah-langkah perbaikan berdasarkan hasil evaluasi dari setiap kasus.
6. Meningkatkan keterampilan pengendalian emosi agar karyawan mampu tetap tenang dan fokus dalam menghadapi pelanggan yang marah atau kecewa.
7. Mendorong terciptanya hubungan jangka panjang dengan pelanggan melalui penanganan keluhan yang cepat, sopan, dan efektif.
8. Memberikan nilai tambah bagi perusahaan dengan menciptakan budaya pelayanan prima (service excellence) yang konsisten di seluruh lini pelayanan.

3. Outline Materi Pelatihan Handling Customer Complaint

1. Pendahuluan
   1.1. Pengertian dan pentingnya handling customer complaint
   1.2. Dampak keluhan pelanggan terhadap citra dan kinerja perusahaan
   1.3. Tujuan pelatihan dan harapan hasil belajar
   
2. Memahami Pelanggan dan Jenis Keluhan
   2.1. Karakteristik dan perilaku pelanggan
   2.2. Jenis-jenis keluhan pelanggan (keluhan ringan, sedang, berat)
   2.3. Faktor penyebab munculnya keluhan
   
3. Psikologi dalam Menangani Keluhan
   3.1. Memahami emosi pelanggan
   3.2. Mengendalikan emosi diri saat menghadapi pelanggan marah
   3.3. Teknik empati dan membangun kepercayaan
   
4. Teknik Komunikasi Efektif
   4.1. Mendengarkan secara aktif (active listening)
   4.2. Bahasa tubuh dan nada suara yang tepat
   4.3. Teknik bertanya untuk menggali informasi keluhan
   4.4. Komunikasi asertif dalam situasi sulit
   
5. Langkah-langkah Penanganan Keluhan
   5.1. Tahapan dalam menangani keluhan pelanggan
   5.2. Prinsip LEARN (Listen, Empathize, Apologize, Resolve, Notify)
   5.3. Strategi memberikan solusi yang memuaskan pelanggan
   5.4. Dokumentasi dan tindak lanjut keluhan
   
6. Studi Kasus dan Role Play
   6.1. Analisis kasus nyata dari dunia kerja
   6.2. Simulasi penanganan keluhan pelanggan
   6.3. Umpan balik dan evaluasi performa peserta
   
7. Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut
   7.1. Refleksi hasil pelatihan
   7.2. Penyusunan rencana penerapan di tempat kerja
   7.3. Komitmen peningkatan kualitas pelayanan pelanggan

4. Siapa Saja Peserta yang Membutuhkan Training Handling Customer Complaint

Peserta yang membutuhkan Training Handling Customer Complaint :

1. Customer Service Officer – karena berperan langsung dalam menerima dan menanggapi keluhan pelanggan setiap hari.
2. Frontliner atau Resepsionis – sebagai garda terdepan yang pertama kali berinteraksi dengan pelanggan.
3. Sales dan Marketing Staff – untuk menangani komplain yang muncul setelah proses penjualan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
4. Call Center Agent – agar mampu merespons keluhan melalui telepon dengan empati dan komunikasi yang efektif.
5. Supervisor dan Team Leader Layanan Pelanggan – untuk memantau, membimbing, dan memberikan solusi dalam penanganan keluhan tim.
6. Public Relations (PR) dan Humas – dalam mengelola keluhan yang berdampak pada citra dan reputasi perusahaan.
7. Manajer Operasional dan Manajer Pelayanan – untuk memastikan kebijakan pelayanan dan sistem penanganan keluhan berjalan efektif.
8. Petugas Teknis atau After-Sales Service – yang menangani masalah produk atau jasa pascapenjualan.
9. Staf Administrasi atau Back Office – yang turut berhubungan dengan pelanggan dalam penyelesaian administrasi keluhan.
10. Seluruh karyawan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan – agar memiliki standar sikap dan kemampuan yang sama dalam memberikan pelayanan prima.

5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Pelatihan Handling Customer Complaint

5.1. Tempat Pelatihan Training Handling Customer Complaint

Untuk Anda yang memilih Public Training, kami menyelenggarakan pelatihan di berbagai kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Beberapa di antaranya adalah Palembang, Lampung, Batam, Jakarta, Bogor, Bandung, Yogyakarta, Solo, Semarang, Magelang, Surabaya, Malang, Bali, Lombok, Balikpapan, Makassar, Manado, hingga Jayapura. Bahkan, kami juga telah membuka kelas di Malaysia, Singapura, Thailand, dan Hongkong.

Kenyamanan dan fokus peserta menjadi prioritas kami. Karena itu, seluruh sesi pelatihan dilaksanakan di hotel berbintang minimal bintang 3, bekerja sama dengan jaringan hotel ternama seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, dan PHM Hospitality. Dengan suasana pelatihan yang nyaman, peserta dapat lebih maksimal menyerap materi dari trainer berpengalaman.

Bagi perusahaan atau instansi yang menginginkan program lebih eksklusif, tersedia pilihan Inhouse Training. Tim kami siap datang ke lokasi Anda di seluruh Indonesia, dengan biaya yang fleksibel sesuai anggaran, jumlah peserta, durasi, serta lokasi pelatihan.

5.2. Waktu Pelaksanaan Training Handling Customer Complaint

Program sertifikasi ini dirancang agar efisien sekaligus efektif. Pelatihan biasanya berlangsung selama 2 hari penuh, masing-masing 8 jam per hari, baik untuk sesi tatap muka maupun online. Namun, jadwal tetap fleksibel—bisa menyesuaikan kebutuhan dan ketersediaan peserta. Untuk kemudahan, kami juga menyediakan pilihan tanggal pelaksanaan setiap minggu.

Dengan format yang terstruktur, trainer yang profesional, serta lokasi yang representatif, sertifikasi ini menjadi langkah tepat untuk meningkatkan kompetensi, kredibilitas, dan peluang karir Anda di dunia kerja.

Kami juga memahami bahwa setiap peserta maupun perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, kami menyediakan fleksibilitas penjadwalan. Peserta dapat memilih dari jadwal reguler yang tersedia setiap minggu, atau mengajukan request khusus untuk penyesuaian tanggal maupun durasi pelatihan. Baik dalam bentuk Public Training maupun Inhouse Training, kami siap memfasilitasi agar pelatihan berjalan sesuai kebutuhan Anda, sehingga pembelajaran tetap efektif, nyaman, dan memberikan hasil maksimal.

6. Jenis Pelatihan Handling Customer Complaint

Untuk memudahkan peserta, program Training Handling Customer Complaint kami hadir dalam berbagai pilihan yang fleksibel. Ada dua jenis layanan utama yang bisa Anda pilih, yaitu Public Training dan Inhouse Training. Dari masing-masing layanan tersebut, tersedia pula dua metode pelatihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan:

6.1. Tatap Muka (In-Class Training)

Peserta mengikuti pelatihan langsung bersama trainer dalam satu ruangan. Kelebihan metode ini adalah interaksi yang lebih intens, diskusi lebih mendalam, serta suasana belajar yang kondusif. Seluruh pelatihan tatap muka kami selenggarakan dengan SOP terbaik, sehingga peserta tetap merasa aman dan nyaman.

6.2. Daring (Online Training)

Bagi peserta yang ingin lebih praktis, tersedia metode pelatihan secara online melalui platform Zoom Meeting. Dengan metode ini, peserta tetap bisa berinteraksi langsung dengan trainer, tanpa perlu datang ke lokasi. Dengan kombinasi tersebut, Anda memiliki 4 pilihan jenis pelatihan:

1. Public Training Tatap Muka
2. Public Training Daring (Online)
3. Inhouse Training Tatap Muka
4. Inhouse Training Daring (Online)

Fleksibilitas ini memungkinkan Anda memilih format yang paling sesuai dengan waktu, kebutuhan, dan kenyamanan, tanpa mengurangi kualitas pembelajaran maupun hasil sertifikasi.

7. Metode Pelatihan Pelita Training 

Agar proses pelatihan berjalan interaktif, menyenangkan, dan mudah dipahami, program Training Handling Customer Complaint ini kami dirancang dengan berbagai metode pembelajaran yang variatif. Setiap metode memiliki tujuan dan manfaat yang saling melengkapi, sehingga peserta bisa mendapatkan pengalaman belajar yang maksimal. Berikut penjelasannya:

1. Diskusi
   Peserta diajak untuk aktif bertukar pikiran dan pengalaman. Dengan diskusi, peserta tidak hanya menerima materi, tetapi juga dapat belajar dari perspektif orang lain.
2. Coaching
   Trainer memberikan arahan dan bimbingan personal untuk membantu peserta menemukan solusi atas tantangan yang dihadapi, sekaligus mengembangkan keterampilan kepemimpinan sebagai seorang profesional.
3. Presentasi
   Peserta dilatih untuk menyampaikan ide atau informasi secara jelas dan percaya diri. Keterampilan ini sangat penting bagi peserta saat memimpin sebuah tim dan berinteraksi dengan banyak orang.
4. Tanya Jawab
   Sesi interaktif ini memberi kesempatan peserta mendiskusikan materi yang belum dipahami, sehingga pembelajaran menjadi lebih mendalam dan relevan dengan kebutuhan.
5. Brainstorming
   Peserta dilibatkan dalam kegiatan pemecahan masalah secara kreatif, mencari ide-ide baru, serta menemukan solusi praktis yang bisa diterapkan dalam dunia kerja nyata.
6. Ice Breaking
   Untuk menjaga semangat dan konsentrasi, trainer menyelipkan aktivitas ringan yang menyegarkan suasana. Metode ini membuat suasana pelatihan lebih cair, energik, dan menyenangkan.
7. Studi Kasus
   Peserta diberikan contoh nyata dari situasi yang sering dihadapi seorang Profesional di tiap bidang terkait. Dari sini, peserta dilatih untuk menganalisis masalah, mengambil keputusan, dan menerapkan strategi yang tepat.

Dengan kombinasi metode pembelajaran tersebut, setiap peserta akan mendapatkan pengalaman belajar yang aktif, praktis, dan aplikatif, sehingga siap menjadi seorang yang profesional dan kompeten.

8. Instruktur Pemateri Pelatihan

8.1. Belajar Langsung dari Praktisi Berpengalaman

Pelatihan ini dibawakan oleh trainer profesional dan praktisi berpengalaman yang telah lama berkecimpung di dunia training dan sertifikasi. Dengan jam terbang tinggi, mereka tidak hanya menguasai teori, tetapi juga memahami kondisi nyata di lapangan.

8.2. Materi yang Relevan dan Aplikatif

Setiap pemateri menghadirkan pembelajaran yang praktis, penuh insight, dan langsung dapat diterapkan. Peserta akan mendapatkan tips, strategi, hingga best practice yang terbukti sukses di dunia kerja.

8.3. Pendekatan Personal & Interaktif

Para pemateri tidak hanya “mengajar”, tetapi juga menjadi coach dan mentor yang siap membimbing peserta. Melalui diskusi, studi kasus, hingga simulasi nyata, peserta akan dilatih untuk berpikir kritis, percaya diri, dan siap menghadapi tantangan sebagai seorang praktisi profesional

8.4. Dibimbing oleh Ahli yang Kredibel

Dengan latar belakang akademis dan pengalaman profesional yang mumpuni, pemateri kami menjamin proses pembelajaran yang bermutu, inspiratif, dan menyenangkan.

9. Investasi Pelatihan Pelita Training

Mengikuti program Training dan Pelatihan Handling Customer Complaint adalah sebuah investasi berharga untuk meningkatkan kompetensi dan membuka peluang karir di dunia profesional. Besaran biaya pelatihan tentu dapat menyesuaikan dengan beberapa faktor, seperti durasi pelatihan, jumlah peserta, metode yang dipilih, serta lokasi penyelenggaraan. Berikut adalah gambaran umum anggaran investasi pelatihan:

9.1. Pelatihan di Dalam Negeri

1. Metode Tatap Muka

• Public Training: mulai dari Rp 4.500.000 – 9.200.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 1.200.000 per peserta

1. Metode Daring (Online Training)

• Public Training: mulai dari Rp. 3.750.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 550.000 per peserta

9.2. Pelatihan di Luar Negeri

• Malaysia & Thailand: mulai dari Rp 17.000.000
• Singapura: mulai dari Rp. 18.000.000
• Hongkong: mulai dari Rp 25.000.000

Selain itu, kami juga membuka peluang penyelenggaraan pelatihan di berbagai negara lain seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika Serikat, Inggris, Spanyol, dan destinasi internasional lainnya.

10. Fasilitas Pelatihan Pelita Training 

PT Pelita Dewantara Educare menyediakan Fasilitas Lengkap Training  yang dirancang untuk memberikan pengalaman belajar yang nyaman, profesional, dan berkesan. Setiap peserta dapat memilih layanan sesuai kebutuhan, baik Public Training maupun Private Training (tatap muka), dengan fleksibilitas penyesuaian bagi individu, instansi, maupun perusahaan.

Selama pelatihan, peserta akan mendapatkan berbagai fasilitas eksklusif, antara lain:

1. 2x Coffee Break + 1 Lunch setiap hari untuk menjaga energi dan konsentrasi.
2. 2 Hari Pelatihan intensif dengan materi aplikatif dan berbobot.
3. Bimbingan langsung dari Expert Trainer berpengalaman di bidangnya masing-masing.
4. Sertifikat resmi pelatihan sebagai bukti kompetensi profesional.
5. Perlengkapan pelatihan (ATK) untuk mendukung kegiatan belajar.
6. Backpack eksklusif yang nyaman dan stylish.
7. Modul pelatihan lengkap (hardcopy & soft copy) agar mudah dipelajari kembali.
8. Souvenir menarik sebagai kenang-kenangan berharga.
9. Dokumentasi kegiatan (hardcopy & soft copy) sebagai arsip dan portofolio peserta.
10. Transportasi selama pelatihan jika dibutuhkan, khusus untuk mendukung mobilitas dengan lebih nyaman.

Dengan fasilitas yang lengkap ini, kami memastikan peserta tidak hanya mendapatkan pengetahuan dan keterampilan praktis, tetapi juga pengalaman berharga yang menunjang perjalanan karier sebagai Karyawan Handling Customer Complaint Profesional.

11. Informasi Pendaftaran Training 

Segera ambil kesempatan untuk meningkatkan kompetensi Anda sebagai Karyawan Profesional yang berpengalaman. Dapatkan informasi detail mengenai biaya, jadwal, dan paket pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Hubungi segera Tim Marketing PT Pelita Dewantara Educare di 0812-1115-1138 dan tingkatkan peluang karir terbaik Anda sekarang juga.